Doanh nghiệp cần làm gì khi sáp nhập địa giới hành chính

Vậy doanh nghiệp cần làm gì khi sáp nhập địa giới hành chính? Dưới đây là những công việc quan trọng doanh nghiệp nên rà soát để bảo đảm thông tin được thống nhất và hạn chế vướng mắc trong quá trình hoạt động.

1. Xác định chính xác địa chỉ hành chính mới

Công việc đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện là kiểm tra địa chỉ trụ sở theo đơn vị hành chính mới.

Sau sáp nhập, doanh nghiệp có thể vẫn hoạt động tại vị trí cũ nhưng tên xã, phường hoặc tỉnh, thành phố đã thay đổi. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định chính xác tên đơn vị hành chính mới để sử dụng thống nhất trong các giao dịch phát sinh sau này.

2. Xác minh việc thay đổi cơ quan quản lý thuế

Kiểm tra khi sáp nhập địa giới hành chính, doanh nghiệp có bị thay đổi cơ quan quản lý thuế hay không?

Hiện nay, một số phường, xã ở các địa bàn giáp ranh được sáp nhập thành một xã mới có thể dẫn tới việc thay đổi cơ quan quản lý thuế. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra và liên hệ với cơ quan thuế mới nếu có thay đổi để cập nhật thông tin cán bộ quản lý thuế của doanh nghiệp mình và nhận những chính sách mới khi có hiệu lực và phối hợp với cán bộ thuế nhằm quản lý doanh nghiệp của mình hiệu quả.

3. Rà soát hóa đơn và thông tin thuế

Địa chỉ doanh nghiệp là thông tin thường xuyên xuất hiện trên hóa đơn điện tử. Vì vậy, sau khi sáp nhập địa giới hành chính, doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin đang được sử dụng trên hệ thống hóa đơn và dữ liệu thuế.

Việc thay đổi tên đơn vị hành chính không có nghĩa toàn bộ hóa đơn đang sử dụng địa chỉ cũ tự động mất giá trị. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra và cập nhật thông tin khi cần thiết để hạn chế tình trạng địa chỉ trên hóa đơn, đăng ký doanh nghiệp và các hồ sơ giao dịch không thống nhất.

Đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, nên liên hệ đơn vị cung cấp phần mềm nếu cần hỗ trợ cập nhật thông tin.

4. Kiểm tra hợp đồng với khách hàng và đối tác

Các hợp đồng được ký trước thời điểm sáp nhập có thể vẫn ghi địa chỉ doanh nghiệp theo đơn vị hành chính cũ.

Doanh nghiệp nên rà soát những hợp đồng đang thực hiện, đặc biệt là hợp đồng có giá trị lớn hoặc thời hạn dài. Đồng thời kiểm tra địa chỉ nhận thông báo, địa chỉ xuất hóa đơn và thông tin giao dịch.

Đối với hợp đồng ký mới, doanh nghiệp nên thống nhất cách ghi địa chỉ để tránh trường hợp đối tác gặp khó khăn khi đối chiếu thông tin.

5. Cập nhật thông tin tại ngân hàng và các hệ thống liên quan

Ngoài đăng ký kinh doanh và hóa đơn, địa chỉ doanh nghiệp còn được lưu tại ngân hàng và nhiều hệ thống khác.

Doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin trên tài khoản ngân hàng, chữ ký số, bảo hiểm, phần mềm kế toán, hồ sơ hải quan, giấy phép kinh doanh có điều kiện và các tài khoản giao dịch trực tuyến.

Việc đồng bộ thông tin giúp hạn chế yêu cầu giải trình không cần thiết khi doanh nghiệp thực hiện giao dịch với ngân hàng, khách hàng hoặc cơ quan quản lý.

6. Rà soát chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh

Doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc cần đặc biệt chú ý đến vấn đề này.

Nếu địa giới hành chính thay đổi thì địa chỉ của chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh cũng có thể thay đổi theo.

Tương tự trụ sở chính, nếu địa chỉ thay đổi chỉ do sắp xếp địa giới hành chính thì doanh nghiệp không bắt buộc phải đăng ký thay đổi. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên kiểm tra từng đơn vị để bảo đảm thông tin được quản lý thống nhất.

7. Cập nhật website, Google Maps và thông tin truyền thông

Bên cạnh hồ sơ pháp lý, doanh nghiệp nên chú ý đến những thông tin mà khách hàng thường xuyên tiếp cận.

Địa chỉ trên website, Google Maps, Google Business Profile, Facebook, Zalo, catalogue, hồ sơ năng lực, chữ ký email, danh thiếp và biển hiệu nên được kiểm tra sau khi địa giới hành chính thay đổi.

Việc cập nhật địa chỉ mới giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm doanh nghiệp và hạn chế nhầm lẫn khi liên hệ hoặc gửi hồ sơ.

8. Có nên cập nhật đăng ký doanh nghiệp theo địa chỉ mới?

Mặc dù pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp cập nhật địa chỉ nếu sự thay đổi chỉ xuất phát từ việc sắp xếp địa giới hành chính, việc chủ động cập nhật vẫn có thể mang lại nhiều thuận tiện.

Đặc biệt, khi doanh nghiệp đang thực hiện các thủ tục khác như thay đổi người đại diện theo pháp luật, tăng vốn điều lệ, bổ sung ngành nghề hoặc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, có thể kết hợp cập nhật địa chỉ theo đơn vị hành chính mới.

Điều này giúp thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phù hợp hơn với địa chỉ đang được sử dụng thực tế trong các giao dịch.

Chính vì vậy, việc cập nhật địa chỉ đăng ký kinh doanh theo địa giới hành chính mới là vô cùng quan trọng.

Việt Luật hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật địa chỉ sau sáp nhập

Sáp nhập địa giới hành chính có thể không làm thay đổi địa điểm hoạt động thực tế nhưng lại ảnh hưởng đến nhiều thông tin của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động rà soát đăng ký kinh doanh, thuế, hóa đơn, ngân hàng, hợp đồng và các hệ thống liên quan. Sau đó tiến hành cập nhật địa chỉ đăng ký kinh doanh sau khi thay đổi địa giới hành chính, để mọi vấn đề được giải quyết thuận lợi

Việt Luật hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra địa chỉ hành chính mới, tư vấn trường hợp có cần thực hiện thủ tục thay đổi hay không, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có nhu cầu cập nhật địa chỉ đăng ký kinh doanh sau sáp nhập địa giới hành chính, vui lòng liên hệ Việt Luật - Ms. Liên: 0968 29 33 66 để được tư vấn và hỗ trợ.

Thông tin liên hệ:

Công ty TNHH Dịch vụ tư vấn Việt Luật Hà Nội

Địa chỉ: Tầng 5, số 45 Trung Kính, phường Yên Hòa, thành phố Hà Nội

Hotline: 0968293366

Email: congtyvietluathanoi@gmail.com

Website: https://tuvanvietluat.com

Bài, ảnh: Dương Hùng 136