Thích ứng nhanh với công việc mới

Công chức Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Rạch Giá tiếp nhận hồ sơ, thủ tục hành chính của người dân.

Phường Rạch Giá được hợp nhất từ 9 phường của TP. Rạch Giá trước đây, quy mô dân số đông nhất cả nước, với hơn 250.600 người. Số lượng thủ tục hành chính phát sinh trong ngày rất nhiều, nhất là lĩnh vực hộ tịch. Trong 10 ngày đầu tháng 7/2025, Trung tâm tiếp nhận 1.172 hồ sơ lĩnh vực hộ tịch, chiếm 44,73% tổng số hồ sơ tiếp nhận; đến hết ngày 10/7, trung tâm trả 1.112 kết quả hồ sơ, trong đó có 6 hồ sơ trễ hạn.

Phụ trách tiếp nhận hồ sơ lĩnh vực hộ tịch, công chức Trung tâm Lê Thị Ngọc Duyên cho biết, trước sáp nhập phường, chị là chuyên viên Phòng Tư pháp, xử lý hồ sơ cấp thành phố từ nhân viên bưu điện chuyển đến. Sau sáp nhập, chị phụ trách tiếp nhận hồ sơ lĩnh vực hộ tịch của người dân toàn phường, sau đó chuyển đến phòng chuyên môn để xử lý. Những ngày qua, đôi lúc hệ thống cổng tiếp nhận hồ sơ quá tải, bị treo vào những lúc cao điểm, gây ra sự chậm trễ trong việc tiếp nhận hồ sơ của người dân. Phần mềm hộ tịch chưa được cập nhật đầy đủ chức năng cho một số lĩnh vực, cán bộ phải xử lý thủ công…

“Nhờ trung tâm trang bị đầy đủ trang thiết bị, cơ sở vật chất và hạ tầng mạng, bố trí cán bộ hỗ trợ người dân viết tờ khai và nộp hồ sơ trực tuyến giúp tôi giảm thời gian, công sức trong khâu hướng dẫn ban đầu, tập trung hơn vào công việc chuyên môn. Tôi có kinh nghiệm và chuyên môn về lĩnh vực hộ tịch nên thao tác được thực hiện chuyên nghiệp. Dù vậy, do hồ sơ phát sinh nhiều, tôi phải nỗ lực, sắp xếp công việc khoa học, tranh thủ thời gian, đẩy nhanh quá trình tiếp nhận, hạn chế sai sót để tạo thuận lợi cho bộ phận giải quyết hồ sơ, đảm bảo phục vụ tốt cho người dân”, chị Ngọc Duyên chia sẻ.

Cán bộ hướng dẫn người dân viết đơn làm thủ tục hành chính.

Trước đây, anh Hồ Văn Nguyên là công chức tổng hợp, thống kê, báo cáo tại phường An Hòa trước sáp nhập, hiện anh phụ trách tiếp nhận hồ sơ lĩnh vực chứng thực sao y bản chính. Công việc mới yêu cầu anh Nguyên tiếp xúc trực tiếp với người dân, phải có mặt tại Trung tâm trước 7 giờ sáng và sau khi hết giờ làm việc tổng hợp số liệu để báo cáo đơn vị. Hồ sơ lĩnh vực chứng thực sao y bản chính buộc xử lý trong ngày, trong khi đó số lượng hồ sơ lớn và đa dạng.

“Tôi tiếp nhận bình quân khoảng hơn 100 hồ sơ/ngày; một người yêu cầu nhiều hồ sơ khác nhau. Công việc tiếp dân đòi hỏi tôi phải giao tiếp nhiều hơn so trước đây. Để đáp ứng tốt yêu cầu công việc, tôi tăng cường nghiên cứu, học hỏi, trau dồi kỹ năng giao tiếp, kỹ năng xử lý phần mềm trên hệ thống một cửa bao gồm các bước tiếp nhận, xử lý hồ sơ, trình ký, thực hiện số hóa đầu ra và ký số để lưu kho”, anh Nguyên chia sẻ.

Phó Giám đốc Trung tâm Trần Thanh Phong cho biết, cán bộ, công chức, nhân viên hỗ trợ của trung tâm đều thực hiện nghiêm giờ giấc làm việc, thậm chí làm việc nhiều hơn giờ quy định do khối lượng công việc lớn. Công chức trực tiếp tiếp nhận hồ sơ đảm bảo trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, có kinh nghiệm trong lĩnh vực phụ trách nên xử lý hồ sơ trôi chảy. Nhân viên hỗ trợ thành thạo công nghệ thông tin, nhiệt tình hỗ trợ, hướng dẫn người dân đăng ký hồ sơ.

Bên cạnh kết quả đáng ghi nhận, việc vận hành Trung tâm vẫn còn khó khăn do nhiều nguyên nhân. “Để nâng cao hiệu quả hoạt động, trung tâm tổ chức hội ý định kỳ vào chiều thứ năm hàng tuần để rà soát lại các công việc, nội dung cần phối hợp với các đơn vị của Ủy ban nhân dân phường; định kỳ chiều thứ sáu hàng tuần, trung tâm mời đại diện của các phòng, ban họp bàn, thống nhất giải pháp tháo gỡ kịp thời khó khăn, vướng mắc với mục tiêu thực hiện công việc hiệu quả hơn mỗi tuần”, ông Trần Thanh Phong chia sẻ.

Bài và ảnh: BÍCH TUYỀN