Ứng dụng công nghệ, chuyển đổi số trong tổ chức đại hội

Đổi mới từ công tác chuẩn bị

Theo Ban tổ chức đại hội, khác với những kỳ đại hội trước, công tác chuẩn bị ứng dụng chuyển đổi số một cách mạnh mẽ. Phó Chủ tịch Thường trực Hội Nhà báo tỉnh Đoàn Hồng Phúc cho biết: “Việc ứng dụng công nghệ giúp công tác chuẩn bị của Văn phòng hội được tổ chức khoa học hơn. Các nội dung phục vụ điều hành được xây dựng thành chương trình, kịch bản chi tiết; thông tin về đại biểu, nhân sự, chương trình làm việc và các nội dung liên quan được rà soát, cập nhật, bảo đảm phục vụ kịp thời cho đoàn chủ tịch và các bộ phận tham gia tổ chức đại hội”.

Trong tổ chức, đại hội có quy mô lớn, khâu điều hành đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận. Đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban tổ chức, bộ phận lễ tân, kỹ thuật, các tổ phục vụ… đều phải vận hành theo một chương trình thống nhất. Vì vậy, việc xây dựng kịch bản điều hành chi tiết gắn với các phương tiện công nghệ được Hội Nhà báo tỉnh đặc biệt quan tâm. Mỗi nội dung đều được xác định rõ thời gian, người thực hiện, trình tự điều hành và phương án xử lý, giúp hạn chế sự lúng túng trong quá trình tổ chức.

Việc ứng dụng công nghệ trong điều hành góp phần rút ngắn thời gian dành cho những thủ tục không cần thiết để đại hội có thời gian tập trung vào những nội dung cốt lõi như thảo luận văn kiện, đóng góp ý kiến, công tác nhân sự và xác định phương hướng hoạt động nhiệm kỳ mới.

Thay vì chỉ phát hành văn bản theo phương thức truyền thống, nhiều tài liệu được chuyển sang môi trường số, giúp việc gửi, tiếp nhận, lưu trữ và tra cứu thuận tiện hơn. Đại biểu có thể chủ động tiếp cận thông tin, nghiên cứu tài liệu trước khi đại hội diễn ra, đồng thời giảm in ấn giấy tờ. Việc số hóa giúp Văn phòng hội thuận lợi hơn trong quản lý tiến độ công việc. Các nội dung liên quan đến chương trình, kế hoạch, văn bản chỉ đạo, công tác chuẩn bị và điều hành được cập nhật, trao đổi nhanh chóng, hạn chế tình trạng thông tin bị phân tán hoặc chậm đến đại biểu.

… đến cách thức kết nối

Một điểm mới khác là Hội Nhà báo tỉnh lập các nhóm Zalo dành cho đại biểu tham dự đại hội. Những thông tin cần cập nhật có thể được chuyển đến đại biểu gần như ngay lập tức. Đại biểu cũng có thể trao đổi những vấn đề liên quan đến công tác chuẩn bị, đặt câu hỏi, phản hồi hoặc chia sẻ thông tin với ban tổ chức, giảm áp lực cho khâu liên lạc trực tiếp, tạo sự kết nối giữa các đại biểu từ nhiều cơ quan báo chí, đơn vị và địa bàn khác nhau.

Sau khi Hội Nhà báo tỉnh An Giang và Hội Nhà báo tỉnh Kiên Giang hợp nhất thành Hội Nhà báo tỉnh An Giang, việc xây dựng các kênh kết nối trên môi trường số càng có ý nghĩa. Không gian số giúp những người làm báo ở địa bàn rộng hơn có thể nhanh chóng kết nối, chia sẻ thông tin và cùng hướng về một sự kiện chung của tổ chức hội.

Không chỉ phục vụ công tác tổ chức, Hội Nhà báo tỉnh còn đưa công nghệ vào hoạt động, tạo không khí và lan tỏa tinh thần đại hội. Nhiều đại biểu đồng loạt đổi khung ảnh đại diện trên tài khoản mạng xã hội chào mừng đại hội. Từng khung ảnh đại diện được lan tỏa rộng rãi trong cộng đồng những người làm báo, tạo nên diện mạo truyền thông thống nhất, đồng thời giúp sự kiện xuất hiện liên tục trên không gian mạng.

Hội còn thiết kế đường link để đại biểu, hội viên và những người quan tâm có thể viết và gửi những lời chúc mừng, bày tỏ cảm xúc, niềm tin, kỳ vọng hoặc đóng góp ý kiến gửi đến đại hội. Nhà báo Thị Kim Loan, Phó trưởng Phòng Thư ký Biên tập, Báo và phát thanh, truyền hình An Giang nói: “Tôi kỳ vọng đại hội sẽ đề ra những định hướng đột phá, giữ vững tinh thần “Đoàn kết - sáng tạo - chuyên nghiệp - nhân văn”, tiếp tục đồng hành, phản ánh tâm tư, nguyện vọng của người dân nói chung, đồng bào dân tộc nói riêng và nâng cao chất lượng thông tin vùng dân tộc thiểu số”.

Đại hội đại biểu Hội Nhà báo tỉnh lần thứ I, nhiệm kỳ 2026 - 2031 xác định chủ đề “Vững vàng bản lĩnh, sáng tạo nội dung, làm chủ công nghệ, phụng sự Tổ quốc và quê hương”, trong đó làm chủ công nghệ vừa là yêu cầu đối với mỗi người làm báo vừa là một trong những định hướng để hội đổi mới phương thức hoạt động. Việc đưa công nghệ vào tổ chức đại hội lần này có thể xem là một bước thực hành cụ thể, giúp hội từng bước hình thành phương thức quản lý, điều hành phù hợp với yêu cầu mới.

Trong một nền báo chí đang thay đổi từng ngày, Hội Nhà báo tỉnh muốn đồng hành hiệu quả với hội viên thì chính hội phải đổi mới. Ứng dụng công nghệ để tổ chức Đại hội đại biểu Hội Nhà báo tỉnh lần thứ I, nhiệm kỳ 2026 - 2031 vừa là một giải pháp phục vụ một sự kiện vừa là thông điệp về quyết tâm đổi mới phương thức hoạt động, thích ứng với thời đại số và hướng tới xây dựng tổ chức hội chuyên nghiệp, hiện đại hơn trong nhiệm kỳ 2026 - 2031.

GIA KHÁNH