Giải pháp văn phòng số tối ưu chi phí vận hành doanh nghiệp

Giải pháp văn phòng số và tầm quan trọng trong thời đại ngày nay

Khối doanh nghiệp Việt Nam đang đối mặt với nhiều thách thức trong bối cảnh kinh tế hiện nay, đặc biệt là áp lực cạnh tranh ngày càng gay gắt và biến động kinh tế vĩ mô. Tình hình này đòi hỏi các doanh nghiệp cần tìm kiếm hệ thống quản trị doanh nghiệp phù hợp để tối ưu hóa hoạt động, nâng cao năng lực cạnh tranh.

Số liệu của Tổng cục Thống kê gần đây cho thấy tỷ lệ doanh nghiệp ngừng hoạt động và giải thể đang có xu hướng tăng cao, phản ánh rõ nét những khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải. Cụ thể, trong quý 1/2024, số doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh có thời hạn là 53,4 nghìn doanh nghiệp, tăng 24,5% so với cùng kỳ năm trước; hơn 15,5 nghìn doanh nghiệp ngừng hoạt động chờ làm thủ tục giải thể, tăng 21,7% và 5,1 nghìn doanh nghiệp hoàn tất thủ tục giải thể, tăng 10,1%. Bình quân mỗi tháng có gần 24,7 nghìn doanh nghiệp rút lui khỏi thị trường. 

Những con số trên cho thấy các doanh nghiệp trong nước đang gặp khó khăn lớn trong việc quản lý chi phí và thay đổi về nhân sự. Do đó, việc tiết giảm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động trở thành ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp.

Tỷ lệ doanh nghiệp thành lập mới và giải thể quý 1/2024 phân theo lĩnh vực hoạt động

Trong bối cảnh này, văn phòng số được xem là một trong những giải pháp hiệu quả để giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn và thích ứng với sự thay đổi của thị trường. Bằng việc số hóa các quy trình làm việc, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, giảm thiểu chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh. 

Cụ thể, văn phòng số giúp doanh nghiệp: tự động hóa các quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, hồ sơ và dữ liệu, tăng cường khả năng làm việc từ xa, kết nối giữa các thành viên trong đội ngũ, tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và giảm thiểu chi phí vận hành, tăng cường tính bảo mật, an toàn thông tin. Nhờ việc kết hợp hài hòa giữa quản lý dữ liệu tập trung và tự động hóa quy trình làm việc, văn phòng số không chỉ là một công cụ hỗ trợ, mà còn là một nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị, đạt được những mục tiêu kinh doanh đề ra.

Văn phòng số là một trong những giải pháp hiệu quả để giúp doanh nghiệp vượt qua thời kỳ khó khăn như hiện nay

1C: Document Management nâng cao hiệu quả quản trị, tối ưu chi phí vận hành 

Trong mỗi doanh nghiệp, luôn tồn tại những vấn đề không đáng có, khiến các nhà quản trị phải đắn đo với câu hỏi: "Làm thế nào để tối ưu chi phí, tăng hiệu suất làm việc và tăng trưởng doanh thu bền vững?" Những vấn đề này bao gồm chi phí vận chuyển, thời gian chờ đợi sản xuất, hàng tồn kho lớn do không nắm rõ thị hiếu khách hàng, các công đoạn thừa, thao tác thừa, sản phẩm lỗi và sản phẩm thừa.

Để giải quyết các vấn đề này và nâng cao hiệu quả quản trị, 1C: Document Management là một lựa chọn hoàn hảo. Phần mềm này giúp chuyển đổi số, tinh gọn quy trình vận hành, thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của doanh nghiệp. 1C: Document Management sở hữu nhiều lợi ích như quản lý công việc dễ dàng, hướng tới văn phòng không giấy, tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí trong quá trình vận hành.

1C: Document Management sở hữu nhiều lợi ích giúp quản lý doanh nghiệp dễ dàng

Tiếp nhận và lưu trữ đa dạng loại tài liệu

1C:Document Management cho phép tiếp nhận và lưu trữ đa dạng các loại tài liệu như văn bản điện tử, file bảng chấm công, hình ảnh, âm thanh, video clip... trên một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu một cách toàn diện và hiệu quả.

Quản lý tài liệu lưu trữ

1C: Document Management hỗ trợ phân quyền và điều phối việc chỉnh sửa văn bản, cho phép người dùng tra cứu nhanh chóng chỉ với những từ khóa trong tài liệu.

Cung cấp báo cáo real-time

1C: Document Management cung cấp các báo cáo và thống kê real-time, giúp các cấp quản lý dễ dàng theo dõi, nắm bắt tình hình công việc một cách trực quan và kịp thời.

Ký hợp đồng, công văn bằng chữ ký điện tử

Với 1C: Document Management, doanh nghiệp có thể ký hợp đồng và các văn bản khác bằng chữ ký điện tử, cập nhật xu hướng số hóa hiện đại, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao tính bảo mật, chuyên nghiệp.

Hỗ trợ quy trình quản lý tinh gọn

Hệ thống quản lý của 1C: Document Management được tinh gọn thông qua việc tối ưu hóa quản lý văn bản và nắm bắt các báo cáo thực tế, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, giảm thiểu các lãng phí không cần thiết.

Tóm lại, 1C: Document Management là một lựa chọn lý tưởng cho các tổ chức đang tìm kiếm một công cụ để chuyển đổi số và nâng cao năng lực cạnh tranh. Đặc biệt là trong giai đoạn cuối năm, khi doanh nghiệp cần xử lý nhiều giấy tờ, tài liệu, việc ứng dụng 1C: Document Management sẽ là giải pháp hữu ích giúp quản lý hiệu quả, tiết kiệm thời gian. Đừng bỏ lỡ cơ hội chuyển đổi số và tối ưu hóa quy trình quản lý doanh nghiệp với 1C:Document Management từ 1C Việt Nam!

Bài, ảnh: PV