Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng khoa học, tinh gọn

Hội nghị khách hàng giúp doanh nghiệp “giữ chân” khách hàng cũ và tiếp cận tối đa nhóm khách hàng tiềm năng mới

Hội nghị khách hàng - Cầu nối để doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với khách hàng tiềm năng

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc giữ chân khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới là mục tiêu quan trọng của mọi doanh nghiệp. Hội nghị khách hàng là sự kiện quy tụ khách hàng hiện tại và tiềm năng của doanh nghiệp. Đây là cơ hội để doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới, chia sẻ tầm nhìn và chiến lược phát triển, đồng thời lắng nghe ý kiến phản hồi từ khách hàng.

Thông qua hội nghị khách hàng, các đối tác, nhà đầu tư, khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp sẽ hiểu hơn về doanh nghiệp và tăng thêm “niềm tin yêu” với dịch vụ, sản phẩm. Từ đó, doanh nghiệp có thể thúc đẩy doanh thu và kéo thêm nhiều nhà đầu tư, nâng cao sức cạnh tranh của mình trên thị trường.

Các doanh nghiệp đang “đua nhau” tổ chức hội nghị khách hàng để nâng cao vị thế doanh nghiệp

Hội nghị khách hàng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, như: Thúc đẩy bán hàng, tăng cường, thắt chặt mối quan hệ giữa khách hàng cũ với doanh nghiệp, giúp khách hàng, đối tác nâng cao nhận thức về thương hiệu... Vì vậy, hội nghị khách hàng luôn là sự kiện thường niên, thường kì được các doanh nghiệp chú trọng đầu tư tổ chức.

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng tại HoaBinh Events

Để hội nghị khách hàng diễn ra thành công, tạo ấn tượng tốt đẹp và thể hiện vị thế của doanh nghiệp, việc lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như HoaBinh Events là vô cùng quan trọng. Với kinh nghiệm dày dặn và đội ngũ sáng tạo, HoaBinh Events mang đến quy trình tổ chức hội nghị khách hàng bài bản, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả tối ưu.

Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu, mục tiêu tổ chức hội nghị khách hàng của doanh nghiệp

Để hội nghị khách hàng thành công, doanh nghiệp và đội ngũ nhân sự của HoaBinh Events cần xác định rõ mục tiêu hướng đến: Đối tượng nào, ý nghĩa chương trình và lợi ích mang lại. Khi xác định mục tiêu rõ ràng sẽ giúp 2 bên lựa chọn loại hình, cách thức tổ chức phù hợp.

Bước 2: Lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện

Lựa chọn địa điểm, thời gian thuận tiện cho cả người tổ chức và khách mời là yếu tố quan trọng. Khi lựa chọn địa điểm cần cân nhắc vào các yếu tố: diện tích, vị trí thuận tiện di chuyển. Ngoài ra, thời gian tổ chức sự kiện nên vào cuối tuần để các khách hàng, đại lý, nhà đầu tư thuận tiện sắp xếp thời gian đến tham dự đầy đủ. 

Bước 3: Xin giấy phép tổ chức sự kiện

Khi tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo, doanh nghiệp cần xin giấy phép từ cơ quan chức năng có thẩm quyền. HoaBinh Events sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xin giấy phép trong thời gian ngắn và không cần quá nhiều thủ tục pháp lý.

HoaBinh Events xây dựng quy trình tổ chức sự kiện trọn gói cho doanh nghiệp, đảm bảo lắng nghe, điều chỉnh kịp thời theo ý kiến của khách hàng

Bước 4: Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết

Tiếp theo, đội ngũ nhân sự HoaBinh Events sẽ lên ý tưởng kịch bản cho sự kiện của doanh nghiệp. Kịch bản bao gồm các: Hạng mục, phân công nhân sự, thời gian cụ thể và dự phòng rủi ro.

Bước 5: Điều phối nhân sự thực hiện

Sau khi có kế hoạch chi tiết của sự kiện, đội ngũ nhân sự của HoaBinh Events sẽ tiến hành các công việc hậu cần để chuẩn bị tốt nhất cho sự kiện sắp tới. HoaBinh Events sở hữu đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, bao quát toàn bộ chương trình, như: Các bộ phận như đối ngoại (gửi thư mời), hậu cần (chuẩn bị không gian, quà tặng, xe đưa đón, ăn uống), lễ tân (tiếp đón, hướng dẫn khách),..

Bước 6: Vận hành chương trình sự kiện theo timeline trong kế hoạch

Khi đã có kế hoạch tổ chức sự kiện, đội ngũ nhân sự HoaBinh Events sẽ dựa vào timeline để vận hành chương trình. Đội ngũ chuyên nghiệp của HoaBinh Events sẽ điều phối và quản lý toàn bộ sự kiện, đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, thành công và mang đến trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng.

Bước 7: Tổng kết, nghiệm thu hiệu quả chương trình

Sau khi sự kiện kết thúc, HoaBinh Events sẽ cũng doanh nghiệp đánh giá, nghiệm thu các hạng mục trong hợp đồng.

Ngoài ra, HoaBinh Events còn cung cấp trọn gói các dịch vụ: Thiết bị âm thanh, ánh sáng, trang trí sân khấu, bảng biển, backdrop, nghệ sĩ..., để phục vụ theo nhu cầu và kịch bản của từng sự kiện.

Các sự kiện HoaBinh Events đã tổ chức thành công

Là công ty tổ chức sự kiện với hơn 15 năm phát triển và được nhiều đối tác uy tín trong, ngoài nước, doanh nghiệp Nhà nước tin tưởng lựa chọn, HoaBinh Events đã vinh dự tổ chức thành công các sự kiện tiêu biểu như:

• Hội nghị và Triển lãm công nghệ WCO 2023.
• Hội nghị Thượng đỉnh Golf Châu Á - Thái Bình Dương lần thứ 14 (APGS 2022).
• Hội nghị Khoa học Ngoại khoa và Phẫu thuật nội soi toàn quốc (2021, 2022, 2023).
• Hội nghị ngành Nhãn khoa Việt Nam 2023.
• Hội nghị hợp tác hành lang kinh tế Việt – Trung lần thứ 10 (2023).
• Hội nghị Bộ trưởng thông tin ASEAN (AMRI) lần thứ 16 (2023).
• Hội nghị thường niên lần thứ 42 của Ủy ban ASEAN (2023).

“Chất lượng làm nên danh tiếng” sẽ luôn là “kim chỉ nam” để HoaBinh Events vươn tầm Quốc tế trong tương lai.

Chi tiết liên hệ:

HoaBinh Events - HOÀ BÌNH GROUP - CHẤT LƯỢNG LÀM NÊN DANH TIẾNG

* Hotline/zalo/viber/whatsapp: 0939.311.911 - 0913.311.911

* Địa chỉ trụ sở chính: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, quận Đống Đa, Thủ đô Hà Nội

Các chi nhánh:

Đà Nẵng: 217 Trần Phú, quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng

Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

* Website: hoabinhevents.com/hoabinh-group.com

Bài, ảnh: P.V