Tri Tôn triển khai công tác thu gom và bảo quản tài liệu trong quá trình sắp xếp, tổ chức bộ máy

Đại diện Phòng Nội vụ đã hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thu gom, lưu trữ tài liệu của các phòng, ban, ngành trước khi kết thúc hoạt động và UBND các xã, thị trấn trước khi được tổ chức lại. Đối với các phòng, ban, ngành huyện tiến hành thu gom tài liệu về kho lưu trữ tập trung của huyện; thủ trưởng các phòng, ban, cơ quan chuyên môn rà soát, thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu chưa được chỉnh lý của từng đơn vị đến thời điểm hiện tại, bao gồm tài liệu của cơ quan, đơn vị đã tổ chức chia tách, sáp nhập; bố trí phương tiện vận chuyển, xác nhận số lượng và tập kết hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ tập trung của huyện để bảo quản. Thời gian thu gom vào ngày 26/6/2025, tại Nhà ăn UBND huyện Tri Tôn. Riêng hồ sơ, tài liệu của Ban Quản lý Dự án, đầu tư và xây dựng khu vực huyện Tri Tôn được lưu trữ tại kho của cơ quan.

UBND huyện Tri Tôn đề nghị đơn vị chủ động bố trí kho bảo quản và lực lượng bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định. Đối với các địa phương, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn trước khi sáp nhập chỉ đạo bộ phận chuyên môn rà soát, thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu chưa được chỉnh lý của từng đơn vị; bố trí phương tiện vận chuyển, xác nhận số lượng và tập kết hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ tập trung của địa phương, nơi đặt trụ sở của đơn vị hành chính thành lập mới để bảo quản. Thời gian thu gom vào ngày 24/6/2025.

Tại buổi làm việc, các đại biểu đã thảo luận những tồn tại, khó khăn trong việc thu gom, lưu trữ tài liệu tại các cơ quan, đơn vị, địa phương. Đồng thời, đề xuất những biện pháp tháo gỡ khó khăn trong quá trình thực hiện.

Phát biểu kết luận, Chủ tịch UBND huyện Tri Tôn Nguyễn Văn Bé Tám nhấn mạnh, cần thực hiện đúng quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức và địa phương. Toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn; tài liệu, cơ sở dữ liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó.

Bên cạnh đó, thực hiện nghiêm quy định của pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu khi thực hiện nhiệm vụ thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Tránh thất thoát, thất lạc, mối mọt, ẩm mốc, khả năng cháy trong quá trình lưu trữ tài liệu, kể cả các sự cố khác, đặc biệt là các hồ sơ, văn bản về các dự án, đất công, tài chính…

ĐỨC TOÀN