Thực hiện công tác số hóa Sổ đăng ký hộ tịch

Cán bộ Sở Tư pháp thực hiện số hóa Sổ đăng ký hộ tịch

Theo Phó Giám đốc Sở Tư pháp Trịnh Tuấn Ngọc, năm 2003, UBND tỉnh cho Sở Tư pháp xây dựng phần mềm và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử của tỉnh với hơn 2,5 triệu dữ liệu về khai sinh, khai tử, kết hôn từ năm 1975 - 2003. Cơ sở dữ liệu này mang lại hiệu quả rất lớn cho Sở Tư pháp và các huyện, thị xã, thành phố trong việc tra cứu, xác nhận, cấp bản sao, điều chỉnh giấy tờ hộ tịch… cho công dân. Hiện, phần mềm này vẫn được các cơ quan đăng ký hộ tịch khai thác, sử dụng song song với phần mềm dùng chung của Bộ Tư pháp. Qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả công tác đăng ký hộ tịch và cải cách thủ tục hành chính.

Theo thống kê, hiện, các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh đang lưu giữ trên 15.000 quyển Sổ hộ tịch các loại với hơn 3,5 triệu dữ liệu hộ tịch lịch sử cần được chuyển đổi từ sổ giấy sang cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Thực hiện đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc” của Bộ Tư pháp, từ năm 2017, UBND tỉnh giao Sở Tư pháp chủ trì thực hiện Dự án chuyển đổi dữ liệu hộ tịch gồm 2 giai đoạn. Giai đoạn 1, số hóa hơn 1 triệu dữ liệu hộ tịch (khai sinh, khai tử, kết hôn từ năm 2003 - 2015); giai đoạn 2, số hóa trên 2,5 triệu dữ liệu hộ tịch lịch sử còn lại. “Đến nay, chúng tôi đã số hóa xong toàn bộ dữ liệu hộ tịch và đang khẩn trương đưa tất cả dữ liệu này lên Cơ sở dữ liệu quốc gia. Dự kiến kết thúc trong tháng 6/2024” - Phó Giám đốc Sở Tư pháp Trịnh Tuấn Ngọc khẳng định.

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai số hóa tại địa phương thời gian qua cũng gặp không ít khó khăn, vướng mắc. Vấn đề đặt ra khi thực hiện Dự án chuyển đổi dữ liệu hộ tịch giai đoạn 2 là tình trạng Sổ hộ tịch, đặc biệt là các Sổ hộ tịch trước năm 1975 chiếm khoảng 70% số Sổ hộ tịch cần số hóa. Tuy nhiên, đa số các sổ này đã xuống cấp, giấy mục nát, thông tin hộ tịch trong các sổ này bị hư hỏng, các trường thông tin thiếu rất nhiều so với biểu mẫu hiện tại, nên ảnh hưởng đến chất lượng, tiến độ số hóa.

Bên cạnh đó, hệ thống phần mềm hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp thường xuyên bị quá tải, nên đôi khi công chức hộ tịch không đăng nhập được, xử lý chậm và hay xảy ra lỗi. Từ đó, ảnh hưởng đến giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch của người dân, tiến độ số hóa Sổ hộ tịch. Có khi không đăng nhập được dữ liệu trong giờ hành chính, công chức Tư pháp - hộ tịch phải nhập hồ sơ hộ tịch và kiểm tra dữ liệu ngoài giờ làm việc, làm mất thời gian và ảnh hưởng tới tiến độ xử lý hồ sơ, trả kết quả cho người dân.

Hiện nay, Bộ Tư pháp đang triển khai Dự án nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, nên tình trạng quá tải, xử lý chậm được cải thiện phần nào. Tuy nhiên, vẫn cần hoàn thiện hơn.

Để công tác số hóa Sổ hộ tịch đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ thời gian tới, Phó Giám đốc Sở Tư pháp Trịnh Tuấn Ngọc nhấn mạnh: “Đến thời điểm này, về mặt kỹ thuật, chúng tôi đã hoàn thành việc số hóa dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy sang dữ liệu điện tử. Công việc còn lại phải làm và quyết tâm hoàn thành trong tháng 6/2024 là kiểm tra, khắc phục các lỗi nếu có của dữ liệu đã số hóa. Đồng thời, đưa cơ sở dữ liệu đã số hóa này lên Cơ sở dữ liệu quốc gia, để phục vụ khai thác, sử dụng phần mềm dùng chung của Bộ Tư pháp, giải quyết thủ tục hành chính cho người dân”.

Theo thống kê, đến thời điểm này, ngành tư pháp tỉnh đã đưa dữ liệu đã số hóa của tỉnh vào Cơ sở dữ liệu của Bộ Tư pháp được gần 1 triệu dữ liệu. Còn khoảng 1,5 triệu dữ liệu điện tử cần đưa lên Cơ sở dữ liệu của Bộ Tư pháp. Phó Giám đốc Sở Tư pháp Trịnh Tuấn Ngọc cho biết: “Với số lượng này, chúng tôi tự tin có thể hoàn thành trong tháng 6, trên cơ sở đề ra một số giải pháp trọng tâm. Đó là, cần tăng cường sự quan tâm, chỉ đạo của Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã và sự đôn đốc, hướng dẫn thường xuyên, quyết liệt của Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp đối với công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã trong triển khai công việc. Bởi, công đoạn này là công đoạn của công chức tư pháp - hộ tịch. Chúng tôi yêu cầu các địa phương báo cáo hàng tuần. Đối với những địa phương triển khai chậm tỷ lệ dữ liệu đưa lên Cơ sở dữ liệu của Bộ Tư pháp, chúng tôi thông tin cho lãnh đạo cấp huyện và yêu cầu địa phương báo cáo hàng ngày. Kết quả, có huyện lúc đầu chỉ đạt 7%, sau 1 tuần đạt 81%”.

Bên cạnh đó, khi công chức tư pháp, hộ tịch đồng loạt triển khai việc đưa cơ sở dữ liệu đã số hóa lên Cơ sở dữ liệu của Bộ Tư pháp thì đường truyền có lúc, có nơi quá tải, bị chậm, nên Sở Tư pháp thường xuyên giữ mối liên hệ chặt chẽ với Cục Công nghệ thông tin (Bộ Tư pháp), trao đổi để kịp thời, tháo gỡ khó khăn về mặt kỹ thuật và chuyên môn để công tác số hóa được thuận lợi.

Sở Tư pháp cũng phát động phong trào thi đua chuyên đề đối với nội dung đưa dữ liệu lên Cơ sở dữ liệu của Bộ Tư pháp. Đồng thời, phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông đẩy nhanh tiến độ kết nối, liên thông dữ liệu giữa Cổng dịch vụ công/Hệ thống "Một cửa điện tử" cấp tỉnh, với phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp đối với thủ tục đăng ký hộ tịch còn lại (khai sinh, kết hôn, khai tử đã kết nối), không để tình trạng công chức phải nhập dữ liệu nhiều lần.

HẠNH CHÂU