Đổi mới tư duy hội họp thời 4.0

An Giang họp trực tuyến với Chính phủ về công tác phòng, chống dịch bệnh COVID-19

Thời gian qua, việc đổi mới hình thức và nội dung của các cuộc họp đã được các cơ quan và DN ngày càng chú trọng hơn. Đó là giảm số lần hội họp trong tháng, trong năm mà thay vào đó là họp trực tuyến và chỉ tổ chức các cuộc họp quan trọng, được xem là thật sự cần thiết như lấy ý kiến của tập thể. Trong bối cảnh dịch bệnh COVID-19 bùng phát và còn diễn biến phức tạp đã thúc đẩy các cơ quan, DN giảm số lần hội họp, chuyển các cuộc họp trực tiếp sang trực tuyến để tiết kiệm thời gian đi lại và hơn hết là giữ an toàn, phòng, chống lây lan dịch bệnh vì tụ tập đông người, tiếp xúc gần trong hội họp.

Điển hình là chiều 19-6-2020, ngay sau phiên bế mạc kỳ họp thứ 9, Quốc hội khóa XIV, Phó Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội Nguyễn Mạnh Hùng cho biết: “Kỳ họp thứ 9, Quốc hội khóa XIV diễn ra trong 19 ngày và được chia thành 2 đợt, kết hợp giữa họp trực tuyến và họp tập trung. Đây là lần đầu tiên trong lịch sử, Quốc hội đã ứng dụng công nghệ thông tin để họp trực tuyến qua cầu truyền hình từ Nhà Quốc hội đến 63 Đoàn đại biểu Quốc hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Với sự chuẩn bị chu đáo của các cơ quan, tổ chức liên quan, đợt họp trực tuyến đã được tổ chức rất thành công, thể hiện sự đổi mới mạnh mẽ của Quốc hội trong cách thức tiến hành kỳ họp, được các vị đại biểu Quốc hội và cử tri đánh giá cao”.

Tiếp nối sự đổi mới mạnh mẽ ấy, nhiều bộ, ngành từ Trung ương đến địa phương đã đẩy mạnh sự thay đổi tư duy trong hội họp. Đó là tận dụng mọi nền tảng, công nghệ thông tin trong hội họp, nhằm hướng đến việc phòng, chống dịch bệnh COVID-19 vì không phải tụ tập đông người, tiết kiệm chi phí và thời gian di chuyển đến trung tâm hội nghị, phòng họp, tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu cho đại biểu. Ngay cả nội dung trình bày, cách thức hội họp cũng đã có nhiều thay đổi.

Tại cuộc họp trực tuyến toàn quốc ngành giáo dục và đào tạo (GD&ĐT) nhằm tổng kết hoạt động giai đoạn 2015-2020 và đề ra phương hướng, nhiệm vụ cho năm học mới 2020-2021, lần đầu tiên Bộ GD&ĐT đã chuyển báo cáo tổng kết kết quả đạt được của ngành từ 10 trang giấy A4 thành một phóng sự truyền hình sinh động, phán ánh đầy đủ những phong trào học tập, mô hình, kết quả đạt được từ sự đổi mới phương pháp dạy học, cách thức thi cử.

Với những thước phim sinh động kèm những con số mang tính biểu trưng nhất, đại biểu dễ dàng hình dung được bức tranh toàn cảnh của ngành trong 5 năm. Kế đến là Phó Thủ tướng Chính phủ Vũ Đức Đam đã gợi ý những vấn đề cần thảo luận. Từ đó, giúp nội dung hội nghị mang tính trọng tâm hơn, thu được nhiều ý kiến đóng góp tâm huyết.

Trên thực tế có rất nhiều cuộc họp, hội nghị khác nhau tùy theo tính chất, chuyên môn của các cơ quan, DN. Chung quy các cuộc họp hướng đến việc tạo nên sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tính dân chủ, tinh thần tập thể để tăng năng suất lao động. Đồng thời, phổ biến những quan điểm mới, bàn bạc tháo gỡ những khó khăn, sửa chữa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Luôn hướng đến việc làm sao để nâng cao hiệu quả hội họp, chị Vũ Thị Hoa, Giám đốc Công ty TNHH Dịch vụ Vệ sinh Công nghiệp Sáng Xanh (phường Đông Xuyên, TP. Long Xuyên, An Giang) đã mạnh dạn đổi mới hình thức và nội dung hội họp.

Chị Hoa chia sẻ: “Khi tổ chức cuộc họp tại DN, chúng tôi luôn hướng đến mục đích họp một cách rõ ràng là phải thông tin, đưa ra giải pháp, đề xuất, nhằm cải thiện cách làm việc đạt hiệu quả. Thông qua mạng xã hội nội bộ, chúng tôi sẽ thông báo thời gian và nội dung họp trước 1 ngày để các thành viên chủ động chuẩn bị thông tin và đưa ra đề xuất, giải pháp. Về thời gian, đối với họp quản trị không kéo dài quá 60 phút, họp đào tạo chuyên môn không kéo dài quá 90 phút. Trong buổi họp, khuyến khích các thành viên tham gia buổi họp trình bày, nêu ý kiến, đề xuất và có ghi nhận đánh giá đồng loạt nhằm đảm bảo công bằng, lắng nghe và tôn trọng. Sau đó, sẽ tổng hợp ý kiến và giải pháp, quy trình để các thành viên thống nhất và triển khai”.

Có rất nhiều giải pháp đổi mới hội họp, nhưng trước hết là ở việc thay đổi tư duy của người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, đơn vị. Chính sự thay đổi này sẽ tạo nên sự chuyển biến lớn về tổ chức các cuộc họp nhằm giảm thiểu số lượng các cuộc hội họp không cần thiết, góp phần thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước và DN.

Bài, ảnh: NGỌC GIANG