Triển khai áp dụng hóa đơn điện tử từ tháng 4-2022

Hóa đơn điện tử có mã và không có mã là gì?

HĐĐT nói chung là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử, để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, cụ thể là:

HĐĐT có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên HĐĐT bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

HĐĐT không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế. Tạo HĐĐT không có mã cơ quan thuế phải đáp ứng các yêu cầu theo quy định tại Khoản 2, Điều 91 Luật Quản lý thuế; đối tượng áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế là các DN kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính, tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và DN, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử; DN không thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế.

Như vậy, hầu như mọi DN đều phải sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

Chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Theo Luật Quản lý thuế, kể từ ngày 1-7-2022, mọi tổ chức, cá nhân sẽ phải chuyển đổi, áp dụng HĐĐT theo Thông tư 78/2021 thay thế cho hóa đơn giấy và HĐĐT theo Thông tư 32/2011/TT-BTC hiện nay. Như vậy, về cơ bản toàn bộ DN, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh khi bán hàng hóa, dịch vụ phải lập, sử dụng HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử.

Đối với tổ chức, DN đang áp dụng HĐĐT theo Thông tư 32/2011/TT-BTC: Cần liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ HĐĐT của mình và yêu cầu hỗ trợ chuyển đổi HĐĐT sang định dạng chuẩn của Thông tư 78/2021/TT-BTC khi có thông báo của cơ quan thuế về việc chuyển đổi áp dụng HĐĐT; đồng thời lập mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT “Tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT” gửi đến Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế để đăng ký HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

Đối với tổ chức, DN chưa phát hành HĐĐT cần nhanh chóng tiến hành ký hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ HĐĐT theo định dạng chuẩn của Thông tư  78/2021/TT-BTC và lập mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT gửi đến Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế để đăng ký HĐĐT có mã của cơ quan thuế khi có thông báo của cơ quan thuế về việc chuyển đổi áp dụng HĐĐT.

Hóa đơn điện tử mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh

Việc sử dụng HĐĐT trong mua bán hàng hóa, dịch vụ, sẽ giúp người bán và người mua dễ dàng tra cứu, đối chiếu hóa đơn đã phát hành. Đối với tổ chức, cá nhân kinh doanh, các thủ tục về hóa đơn được thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử, tạo sự minh bạch và giảm thời gian thực hiện thủ tục. Ngoài ra, DN có thể liên thông giữa ứng dụng HĐĐT với các ứng dụng khác, như: Quản lý kho hàng, kế toán, hỗ trợ khai thuế… góp phần nâng cao hiệu quả quản trị DN. Đặc biệt là sử dụng HĐĐT sẽ giúp DN tiết giảm chi phí in ấn, bảo quản, lưu giữ hóa đơn.

Triển khai HĐĐT góp phần chuyển đổi cách thức phục vụ người dân, phương thức quản lý của cơ quan nhà nước, giúp giảm thủ tục, thời gian giải quyết thủ tục hành chính, tạo thuận lợi, giảm chi phí cho người dân và DN. Việc tổ chức, cá nhân thực hiện HĐĐT và tuân thủ các quy định về hóa đơn, chứng từ sẽ tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân nộp thuế, từ đó giúp cho hoạt động sản xuất - kinh doanh của DN được thuận lợi. Bên cạnh đó, HĐĐT giúp đẩy mạnh thương mại điện tử, giao dịch thanh toán không dùng tiền mặt phát triển và là một trong các nội dung quan trọng nhằm thúc đẩy chuyển đổi số tại các DN.

Để chủ động trong công tác triển khai HĐĐT trên địa bàn tỉnh, Cục Thuế tỉnh sẽ xây dựng kế hoạch triển khai HĐĐT; đồng thời tham mưu, đề xuất UBND tỉnh ban hành chỉ thị về việc triển khai HĐĐT trên địa bàn và ban hành quyết định về triển khai HĐĐT; phối hợp chặt chẽ với các sở, ban, ngành và địa phương triển khai hiệu quả HĐĐT; phối hợp với nhà cung cấp, tổ chức hội nghị tập huấn để DN, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện HĐĐT dễ dàng.

Trần Hoàng Phong (Cục Thuế tỉnh)