Xã Vĩnh Bình: 100% hồ sơ giải quyết đúng và trước hạn

Người dân đến làm thủ tục hành chính tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Vĩnh Bình.

“Đi làm giấy tờ mà thấy… vui”

Buổi sáng, chị Trần Thị Thu Hiền, ngụ ấp Hiệp Hòa bước vào Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Vĩnh Bình với tâm thế… hơi lo. Trước đây, mỗi lần đi làm giấy tờ, chị thường mất nhiều thời gian, phải hỏi tới lui vì không biết thủ tục. “Giờ có kiốt lấy số, cán bộ tiếp đãi hướng dẫn đàng hoàng. Làm thủ tục nhanh, gọn… Đi làm giấy tờ không còn phiền hà nữa”, chị Hiền nói. So với trước, quãng đường chị phải di chuyển cũng giảm hơn phân nửa nhờ trung tâm được gom về một đầu mối duy nhất.

Không chỉ chị Hiền, nhiều người dân xã Vĩnh Bình đến đây đều có chung cảm nhận quy trình rõ ràng hơn, thái độ phục vụ thân thiện hơn, công việc được giải quyết sớm hơn. Đó cũng là mục tiêu mà cán bộ trung tâm luôn hướng đến.

Công chức Bùi Thanh Phương cho biết mỗi ngày từ 16 giờ 30 phút trở đi cán bộ cố gắng giải quyết hết hồ sơ, không để tồn đọng. Thấy người dân đến trễ, anh vẫn nán lại chờ tiếp nhận. “Người dân hỏi, mình phải cười tươi, tạo thiện cảm. Hướng dẫn chừng nào họ hiểu thì thôi. Phiếu bổ sung cũng cố gắng ghi đủ để người dân khỏi đi lại nhiều lần”, Phương cho biết.

Cán bộ hướng dẫn người dân lấy số thứ tự giải quyết thủ tục hành chính.

Tại xã Vĩnh Bình, một mô hình phối hợp khá hiệu quả được áp dụng: Trưởng ấp nắm thủ tục trước rồi trao đổi lại với cán bộ trung tâm để hướng dẫn người dân. Nhờ vậy, nhiều người đến làm hồ sơ lần đầu nhưng đã biết trước mình cần chuẩn bị gì, tiết kiệm thời gian đáng kể.

Phía sau sự hài lòng của người dân là những ngày làm việc đầy áp lực của đội ngũ 8 cán bộ, công chức trung tâm. Công chức Võ Quốc Lễ kể có những hôm “hết hồ sơ là đã hơn 11 giờ trưa, chiều thì gần 17 giờ mới xong”. Nhà anh cách cơ quan 15km, sáng 6 giờ đã đi làm, chiều sau 17 giờ mới về.

Trước đây, anh Võ Quốc Lễ làm việc ở Đảng ủy xã Vĩnh Bình Bắc cũ. Khi chuyển sang Trung tâm Phục vụ hành chính công, anh cho biết lúc đầu khá bỡ ngỡ. “Một vài người dân khó chịu, mình phải giãi bày, giải thích. Công việc hành chính giờ còn gắn với chuyển đổi số, tìm kiếm tài liệu, tập huấn liên tục… nên ai cũng cố gắng nâng lên để đáp ứng”, anh Lễ nói.

Thủ tục hành chính được niêm yết công khai tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Vĩnh Bình.

Không để dồn hồ sơ

Đồng chí Nguyễn Thanh Khoa, Phó Chủ tịch UBND xã, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cho biết: “Mỗi ngày trung tâm tiếp nhận 50 đến 60 hồ sơ. Hồ sơ nào đủ điều kiện thì cố gắng xử lý trong một buổi. Lãnh đạo xã quán triệt có hồ sơ của người dân là trình ký ngay, không để dồn lại”.

Thậm chí, khi lãnh đạo UBND xã bận họp, cán bộ phải mang hồ sơ vào phòng họp để trình ký, bảo đảm không trễ hẹn. Nhờ sự chủ động này, từ ngày 1/7 đến nay, 100% hồ sơ được giải quyết đúng và trước hạn, phần lớn đạt mức xanh đậm - mức đánh giá xuất sắc trong hệ thống theo dõi cải cách hành chính của tỉnh.

Song, khó khăn vẫn còn, đồng chí Nguyễn Thanh Khoa cho biết: “Hệ thống phần mềm đôi lúc bị lỗi, nhất là khâu thu phí; hoặc hồ sơ 5 bước nhưng khi chuyển dễ nhầm. Tuy nhiên, cán bộ trẻ, có nghiệp vụ tin học nên khắc phục rất nhanh. Để kịp thời tháo gỡ khó khăn, mỗi đầu giờ làm việc, lãnh đạo trung tâm đều hội ý, chia sẻ tình huống thực tế, phản ánh của người dân để thống nhất giải pháp xử lý”.

Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Vĩnh Bình có bố trí các điểm sạc di động, tạo sự tiện lợi cho người dân đến làm thủ tục.

Đồng chí Võ Thanh Xuân, Phó Bí thư Thường trực Đảng ủy, Chủ tịch HĐND xã Vĩnh Bình cho biết Đảng ủy xã lãnh đạo, chỉ đạo các cơ quan, ban, ngành của xã phải quán triệt tinh thần cán bộ phải niềm nở, nâng cao kiến thức chuyên môn tốt, quy trình được chuẩn hóa bằng mã QR, kiốt lấy số giúp người dân thuận tiện hơn. Tất cả đều làm việc với phương châm hết việc chứ không hết giờ.

“Cán bộ đi làm đúng giờ, tự giác, rất trách nhiệm. Trước khi trung tâm hoạt động, chúng tôi đã quán triệt về tác phong, thái độ, nên người dân phản hồi rất tích cực”, đồng chí Võ Thanh Xuân thông tin.

Trong bối cảnh cải cách hành chính ngày càng đòi hỏi sự chuyên nghiệp, minh bạch và tận tâm, những nỗ lực của tập thể Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Vĩnh Bình cho thấy một hướng đi đúng: Đặt sự hài lòng của người dân lên hàng đầu, dựa trên một quy trình hiện đại, tinh thần trách nhiệm và lòng yêu nghề của từng cán bộ.

Khi người dân được phục vụ tốt hơn, khi mỗi thủ tục được giải quyết nhanh hơn, khoảng cách hành chính vốn từng là nỗi lo nay đã dần thu hẹp ở Vĩnh Bình.

Bài và ảnh: TÂY HỒ