Viết mail hỏi kết quả phỏng vấn thế nào để được trả lời?

Tại sao bạn nên gửi email hỏi kết quả phỏng vấn?

Có nhiều lý do khiến nhà tuyển dụng chưa phản hồi ngay sau buổi phỏng vấn tìm việc làm nhanh. Đôi khi, họ cần thêm thời gian để đánh giá ứng viên hoặc đang chờ phê duyệt từ cấp trên. Tuy nhiên, nếu thời gian chờ đợi kéo dài, bạn có thể gửi email hỏi kết quả để:

• Thể hiện sự chủ động và chuyên nghiệp
• Nhắc nhà tuyển dụng về hồ sơ của bạn
• Cập nhật thông tin để có kế hoạch sự nghiệp phù hợp
• Thể hiện sự quan tâm đến công việc nhưng không gây áp lực

Một email hỏi kết quả đúng cách không chỉ giúp bạn có câu trả lời mà còn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, ngay cả khi bạn không trúng tuyển.

Khi nào nên gửi email hỏi kết quả phỏng vấn?

Việc lựa chọn thời điểm phù hợp rất quan trọng. Gửi email quá sớm có thể khiến bạn trông thiếu kiên nhẫn trong khi gửi quá muộn có thể khiến bạn bỏ lỡ cơ hội.

Nếu trong buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng đã cung cấp thời gian dự kiến phản hồi, hãy chờ đến khi khoảng thời gian đó trôi qua trước khi gửi email. Ví dụ, nếu họ nói rằng sẽ có kết quả trong vòng một tuần, bạn nên đợi ít nhất 7 ngày trước khi hỏi thăm.

Trong trường hợp nhà tuyển dụng không đưa ra thời gian cụ thể, khoảng thời gian hợp lý để gửi email follow-up là từ 7-10 ngày sau khi phỏng vấn. Đây là khoảng thời gian đủ để họ xem xét các ứng viên khác, nhưng cũng không quá dài để bạn bị lãng quên.

Nếu bạn đang có một lời mời từ công ty khác nhưng vẫn muốn cân nhắc vị trí này, bạn có thể gửi email sớm hơn một chút, khoảng 5 ngày sau phỏng vấn. Hãy trình bày rõ ràng rằng bạn có thời hạn ra quyết định nhưng vẫn rất quan tâm đến công việc tại công ty họ, để họ có thể xem xét phản hồi bạn sớm hơn.

Lưu ý giúp email hỏi kết quả phỏng vấn được phản hồi cao

Tiêu đề rõ ràng và chuyên nghiệp

Nhà tuyển dụng thường nhận được hàng trăm email mỗi ngày, vì vậy một tiêu đề rõ ràng sẽ giúp họ nhanh chóng nhận ra nội dung email của bạn. Hãy sử dụng những tiêu đề cụ thể như:

• “Hỏi về kết quả phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] – [Họ tên]”
• “Cập nhật về quá trình tuyển dụng tại [Tên công ty] – [Họ tên]”

Tiêu đề càng cụ thể, khả năng email của bạn được mở càng cao.

Ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin

Một email hỏi thăm kết quả phỏng vấn hiệu quả không nên dài dòng mà cần đi thẳng vào vấn đề. Nhà tuyển dụng không có nhiều thời gian đọc một email quá dài, vì vậy bạn chỉ nên viết khoảng 100 - 150 từ. Nội dung email nên bao gồm:

• Lời chào chuyên nghiệp
• Nhắc lại buổi phỏng vấn: Vị trí ứng tuyển và ngày phỏng vấn
• Cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian phỏng vấn bạn
• Hỏi thăm về tiến trình tuyển dụng một cách khéo léo
• Kết thúc bằng lời cảm ơn và mong muốn sớm nhận được phản hồi.

Giọng điệu lịch sự

Cách bạn diễn đạt trong email có thể ảnh hưởng đến quyết định phản hồi của nhà tuyển dụng. Nếu giọng điệu quá cứng nhắc hoặc mang tính đòi hỏi, email của bạn có thể bị bỏ qua. Thay vì hỏi trực tiếp “Tôi có đậu phỏng vấn không?” hoặc “Tại sao tôi chưa nhận được phản hồi?”, bạn có thể diễn đạt một cách nhẹ nhàng hơn:

• “Em muốn hỏi thăm về tiến trình tuyển dụng cho vị trí này và liệu công ty đã có quyết định chưa?”
• “Em rất mong nhận được thông tin cập nhật về kết quả phỏng vấn của mình khi có thể.”

Việc giữ giọng điệu lịch sự và chuyên nghiệp sẽ giúp email của bạn dễ nhận được phản hồi hơn.

Cá nhân hóa email để tạo ấn tượng tốt

Thay vì gửi một email chung chung, hãy cá nhân hóa nội dung để nhắc nhở nhà tuyển dụng về bạn. Bạn có thể nhắc đến một chi tiết thú vị trong buổi phỏng vấn hoặc đề cập đến một chủ đề mà bạn đã thảo luận với người phỏng vấn. Ví dụ:

• “Em rất ấn tượng với những chia sẻ của anh/chị về kế hoạch mở rộng thị trường của công ty và hy vọng có cơ hội đóng góp vào dự án này.”

Việc này không chỉ giúp nhà tuyển dụng nhớ đến bạn mà còn thể hiện sự quan tâm chân thành của bạn đến công việc.

Kết thúc email một cách khéo léo

Trước khi kết thúc email, hãy gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian đọc email của bạn. Bạn có thể viết:

• “Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem xét. Em rất mong nhận được phản hồi trong thời gian sớm nhất.”

Đừng quên ký tên đầy đủ và để lại thông tin liên lạc của bạn ở cuối email.

Gửi email hỏi kết quả phỏng vấn là một bước quan trọng giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và chủ động. Điều quan trọng là bạn cần chọn đúng thời điểm, viết nội dung ngắn gọn nhưng đủ thông tin, giữ giọng điệu lịch sự và tránh những lỗi phổ biến. Nếu thực hiện đúng cách, email hỏi thăm không chỉ giúp bạn nhận được phản hồi nhanh hơn mà còn có thể tạo ra những cơ hội mới trong tương lai.

Bài, ảnh: P.V